Uluslararası bir şirket olarak ABD pazarına açılmak ve L-1A vizesiyle şube kurmak stratejik olarak son derece cazip olabilir. Ancak bu süreç, hukuki ve operasyonel birçok riski barındırır. Eksik hazırlık, yetersiz belgeleme ve uzun vadeli planlamada ihmal, başvurunun reddedilmesi ya da sürecin aksamasına yol açabilir. Öncelikle, temel koşul olarak L1 Vizesi için başvuracak kişinin, başvuru yapmadan önceki 3 yıl içinde en az 1 yıl süreyle şirketin yurt dışındaki ofisinde çalışmış olma gerekliliği bilinmelidir. Ayrıca, başvuru sahibinin ABD’deki ofiste benzer bir pozisyonda çalışmaya devam edeceği de kanıtlanmalıdır.
Aşağıda, L-1A bağlamında en sık rastlanan 5 hata ve bunlardan kaçınmak için önerilerimiz yer almaktadır.
- Nitelikli Şirket İlişkisini Doğru Kanıtlayamamak
Başvuru sahipleri, ABD teşebbüsü ile yurt dışındaki ana şirket (parent), bağlı kuruluş (subsidiary), şube (branch) veya iştirak (affiliate) arasındaki kurumsal ilişkiyi yeterince belgeleyemeyebilirler. Amerika Birleşik Devletleri Vatandaşlık ve Göçmenlik Hizmetleri (“USCIS”) qualifying organization” tanımı, başvuru sahibi kurumların parent, branch, affiliate veya subsidiary statüsünde olmasını gerektirmektedir.
Dolayısıyla eksik veya muğlak belgeler ile yapılan bir başvuru süreçte ret veya ek belge talebi (“RFE (Request for Evidence)”) riskini artırır.Bu durumda ise başvuru süreci uzayacaktır.
Bu durumdan kaçınabilmek için;
- Organizasyon şemaları ve ortaklık/sermaye kayıtları net bir şekilde hazırlanmalıdır.
- Şirket tescil belgeleri, hisse senetleri, hisse devri kayıtları gibi kurumsal belgeleri eksiksiz olarak sunulmalıdır.
- Bağlılık yapısı ve kontrol mekanizmalarını (oy hakları, veto, yönetim denetimi vs.) açıkça belirtilmelidir.
- Yönetici / Üst Düzey Görev Tanımını Belirsiz veyaOperasyonelYapmak
L-1A vizesi yalnızca yöneticiler (manager) veya üst düzey yöneticiler (executive) için geçerlidir. Bu sebepten, operasyonel işler (günlük görevler) yerine stratejik ve yönetsel görevler vurgulanmalıdır.
USCIS, başvuru sahibinin “management capacity” veya “executive capacity” tanımına uygun görevlerde olduğunu görmek istemektedir.
İş tanımı operasyon odaklı yazılmışsa veya yöneticilik/strateji vurgusu zayıfsa, USCIS bu durumu L-1A statüsüne uygun olmayan bir rol olarak değerlendirebilir.
Bu durumdan kaçınabilmek için;
- İş tanımında görev ve yetki sınırlarının net biçimde tanımlanması, yönetsel niteliğin vurgulanması gerekmektedir.
- Yöneticinin kaç kişiyi denetlediği, organizasyonda bütçe sorumluluğu olup olmadığı ve stratejik karar alma yetkisi gibi unsurların açıkça belirtilmesi gereklidir.
- Organizasyon yapısını ve raporlama hattını iş planında ve pozisyon tanımında açıkça gösterilmesi yerinde olacaktır.
- Zayıf İş Planı ve Gerçekçi Olmayan Finansal Projeksiyonlar
Yeni ofis başvurularında iş planı, piyasa analizi, finansal projeksiyonlar, istihdam planı ve organizasyon yapısı açısından yeterince detaylandırılmamış olabilir.
USCIS, özellikle “new office” L-1A başvurularında, iş planının şubenin kurulmasını takip eden bir yıl içinde yöneticilik pozisyonunu destekleyecek yapıya sahip olduğunu görmeyi beklemektedir.
Genel, şablon iş planları; abartılı gelir tahminleri veya yetersiz istihdam öngörüleri gibi durumlar başvurunun güvenilirliğini zedeleyebilir.
Bu durumdan kaçınabilmek için;
- İş planınızda ayrıntılı bir pazar analizi (rekabet, müşteri segmenti, büyüme fırsatları) sunulması yararlı olacaktır.
- En az 3–5 yıllık gelir-gider projeksiyonları, nakit akışları ve bilanço tahminleri hazırlanması gerekmektedir.
- Personel alım planlarını (kadro yapısı, maaşlar, işe alım takvimi) açıkça belirtilmesi gerekir.
- İş planını, vize başvurusunun yanı sıra işletmenin uzun vadeli stratejisi olarak konumlandırılması beklenmektedir.
- “Gerçek İş” Kanıtı Eksikliği — Hem ABD’de Hem Yurt Dışında Faaliyet Göstermemek
USCIS, hem ABD teşebbüsünün hem de yabancı ana şirketin “doing business” (iş yapıyor olma) statüsünde olduğunu görmek ister; sadece bir posta adresi veya sanal ofis çoğu zaman yeterli değildir. “Doing business” tanımı ise düzenli, sistematik ve sürekli mal veya hizmet sunumunu kapsamaktadır.
Faaliyet kanıtı eksikliği (fatura, sözleşme, bordro, banka hesapları) ret sebebi olabilir veya ek belge talepleriyle (RFE) sonuçlanabilir.
Bu durumdan kaçınabilmek için;
- Müşteri/kullanıcı sözleşmeleri, faturalar, banka hesap hareketleri ve bordro kayıtlarının toplanması ve başvuru dosyanıza eklenmesi gereklidir.
- Ofis kira sözleşmesi, ekipmanların faturaları veya kiralanmış fiziksel tesise ilişkin belgelerin kanıt olarak gösterilmesi yerinde olacaktır.
- Organizasyon yapısının ve şirket faaliyetlerinin düzenli olarak belgelenmesi ve güncel tutulması da diğer bir önemli faktördür.
- Uzun Vadeli Planlama ve Uzatma Stratejisinin İhmal Edilmesi
Yeni ofis L-1A vizesi genellikle 1-3 yıl süreyle verilir. L1A vizesi toplamda 7 yıla, L1B vizesi ise toplamda 5 yıla kadar uzatılabilir. Uzatma (extension) başvurularında, işin ilk yılındaki gösterilen performans, uzatmanın gerçekleştirilebilmesi bakımında kritik önem taşımaktadır.
USCIS, uzatma başvurularında ekonomik veya personele ilişkin göstergelere, büyüme performansına göre bir değerlendirme yapmaktadır.
Başvuru sahipleri uzatma sürecine hazırlıksız olabilir; istihdam hedefleri, gelir gelişimi veya operasyonel ilerleme stratejisi net değilse, yine RFE ya da ret riski doğacaktır.
Bu durumdan kaçınabilmek için;
- Başlangıçtan itibaren uzatma stratejisinin de planması, işe alım hedefleri, gelir ve müşteri kazanımı gibi kilometre taşlarını tanımlanması büyük önem arz etmektedir.
- İlk yıl sonunda ve uzatma başvurusunda kullanılmak üzere düzenli performans raporları, finansal tablolar ve istihdam verileri hazırlanması gereklidir.
- Uzatma için gereken belge setinin önceden tasarlanması; potansiyel RFE senaryolarını ve risklerini değerlendirilmesi yerinde olacaktır.
L-1A Vizesine İlişkin Temel Gereklilikler
Bu hataları tartışırken, L-1A vizesinin esas hukuki çerçevesini de göz önünde bulundurmak önemlidir:
- Başvuru sahibi, son 3 yıl içinde en az 1 yıl süreyle yabancı bağlı kuruluşta (parent, affiliate, branch, subsidiary) yöneticilik veya üst düzey yönetici pozisyonunda çalışmış olması gerekmektedir.
- “Yeni ofis” (new office) başvurularında, istikrarlı bir ofis alanı (fiziki kira, tesis) sağlanmalı ve bu ofisin onaydan sonraki bir yıl içinde yönetici/üst düzey yönetici pozisyonunu sürdürebilecek kapasiteye gelebilecek olması öngörülmelidir.
- Uzatma (extension) talepleri sırasında, USCIS dosyayı iş planına, fiili faaliyet raporlarına (gelir, müşteriler, bordro) ve büyüme göstergelerine göre değerlendirecektir.
- Denetimler (compliance review) olasılığına karşı hazırlıklı olunmalıdır. FDNS (USCIS Denetim Birimi) zaman zaman site ziyaretleri gerçekleştirebilir ve işin “gerçekten yapıyor olunduğuna” dair deliller talep edebilir.
Başvurunun başlangıcından itibaren iş planınızın hem vize gereksinimleriyle uyumlu hem de uzun vadeli stratejinize hizmet edecek şekilde kurgulanması, şirket yapısı ve iş faaliyetlerine ilişkin tüm belgelerin güncel ve tutarlı olması büyük önem taşımaktadır. Ayrıca, uzatma sürecine hazırlığın erkenden başlatarak ilk yıl performansınızın uzatma kriterlerini karşılayacak biçimde ilerlediğinden emin olunması, başvurunuzun başarısı açısından önem arz eder bir diğer kritik noktadır.
L-1A başvurularında uzman bir göçmenlik hukuk firmasıyla çalışmak önemli bir avantaj sağladığından, Yellow Law olarak sürecin her aşamasında yanınızda olduğumuzu bilmenizi isteriz.
